Teknologi Informasi Pada Pelayanan Publik

Disusun oleh: Wa Yasri



KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT. serta sholawat dan salam tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW. sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas Sistem Informasi Manajemen dengan judul “Peranan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Publik”. Adapun penulisan makalah ini dapat terselesaikan tepat waktu sesuai yang diharapkan  berberkat bantuan dari Rekan-Rekan terutama Dosen Pengajar.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kesalahan dan kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan sumbangan pikiran, pendapat serta saran – saran yang berguna demi penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pembaca. Atas perhatiannya penulis mengucapkan terima kasih.

Kendari, 09 April 2015

                                                                    Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………….....................

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………

BAB I     PENDAHULUAN…………………………………………………………

A.     Latar Belakang………………………………………………………………....

B.     Manfaat dan Tujuan…………………………………………………………...

BAB II    PEMBAHASA……………………………………………………………

A.      Peranan Teknologi Informasi Pada Pelayanan Publik………………………...

B.      Perkembangan  Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Publik………………

C.      Dampak Positif Penggunaan Teknologi Informasi Pada Pelayanan Publik…..

D.      Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Pelayanan Publik………………….

E.       Pemecahan Masalah Pemanfaatan Peranan Teknologi Informasi Pada Pelayanan Publik…………………………………………………………….

F.       Dukungan Teknologi Informasi Untuk Pelayanan Publik…………………..

G.     Infrastruktur Teknologi Informasi…………………………………………..

BAB III     PENUTUP………………………………………………………………...

A.      Kesimpulan………………………………………………………………….

B.      Saran………………………………………………………………………...

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………

BAB I

PENDAHULUAN

A.                  LATAR BELAKANG

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam pelayanan publik saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintah jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer dan teknologi komunikasi. Kedua perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Pelayanan publik pada dasarnya menyangkut aspek kehidupan yang sangat luas. Dalam kehidupan bernegara, maka pemerintah memiliki fungsi memberikan berbagai pelayanan publik yang diperlukan oleh masyarakat, mulai dari pelayanan dalam bentuk pengaturan atau pun pelayanan-pelayanan lain dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat dalam bidang pendidikan, kesehatan, utlilitas, dan lainnya. Berbagai gerakan reformasi publik (public reform) yang dialami negara-negara maju pada awal tahun 1990-an banyak diilhami oleh tekanan masyarakat akan perlunya peningkatan kualitas pelayanan publik yang diberikan oleh pemerintah.

Di Indonesia, upaya memperbaiki pelayanan sebenarnya juga telah sejak lama dilaksanakan oleh pemerintah, antara lain melalui Inpres No. 5 Tahun 1984 tentang Pedoman Penyederhanaan dan Pengendalian Perijinan di Bidang Usaha. Upaya ini dilanjutkan dengan Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 81/1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum. Untuk lebih mendorong komitmen aparatur pemerintah terhadap peningkatan mutu pelayanan, maka telah diterbitkan pula Inpres No. 1 Tahun 1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan Mutu Pelayanan Aparatur Pemerintah Kepada Masyarakat. Pada perkembangan terakhir telah diterbitkan pula Keputusan Menpan No.  63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.

B. RUMUSAN MASALAH

1.  Apa saja yang menjadi peranan teknologi informasi terhadap pelayanan publik?
2. Dampak apa yang terjadi pada teknologi informasi pada pelayanan publik?
3. Bagaimana perkembangan teknologi informasi pada pelayanan publik?
4. Bagaimana dukungan teknologi informasi terhadap pelayanan publik?

C.  MANFAAT DAN TUJUAN
Adapun manfaat dan tujuan dari peranan teknologi informasi terhadap pelayanan publik yaitu:

1. Dapat membantu jalannya sistem pemerintahan dengan penggunaan teknologi secara menyeluruh
2. Menyelesaiakan permasalahan yang terjadi dilingkungan masyarakat
3. Menjadi sumber kemajuan bangsa yang sangat menentukan daya saing bangsa, dengan demikian, sektor pelayanan harus terus-menerus ditingkatkan mutunya.
4. Membangun karakter yang jujur, bertanggung jawab, transfaran dan akuntabel dan mampu meningkatkan information literacy yang baik dengan didukung oleh data dan fakta yang dibutuhkan untuk menghantarkan suatu bangsa pada keutuhan kehidupan berbangsa dan bertanah air satu.
5. Dapat mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam arti pelayanan yang cepat, tepat, adil dan akuntabel, merupakan harapan bagi setiap institusi/lembaga/organisasi pelayanan publik.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PELAYANAN PUBLIK

Tuntutan masyarakat pada era desentralisasi terhadap pelayanan publik yang berkualitas akan semakin menguat. Oleh karena itu, kredibilitas pemerintah sangat ditentukan oleh kemampuannya mengatasi berbagai permasalahan di atas sehingga mampu menyediakan pelayanan publik yang memuaskan masyarakat sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya.

Dari sisi mikro, hal-hal yang dapat diajukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

1. Penetapan Standar Pelayanan

Standar pelayanan memiliki arti yang sangat penting dalam pelayanan publik. Standar pelayanan merupakan suatu komitmen penyelenggara pelayanan untuk menyediakan pelayanan dengan suatu kualitas tertentu yang ditentukan atas dasar perpaduan harapan-harapan masyarakat dan kemampuan penyelenggara pelayanan. Penetapan standar pelayanan yang dilakukan melalui proses identifikasi jenis pelayanan, identifikasi pelanggan, identifikasi harapan pelanggan, perumusan visi dan misi pelayanan, analisis proses dan prosedur, sarana dan prasarana, waktu dan biaya pelayanan. Proses ini tidak hanya akan memberikan informasi mengenai standar pelayanan yang harus ditetapkan, tetapi juga informasi mengenai kelembagaan yang mampu mendukung terselenggaranya proses manajemen yang menghasilkan pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Informasi lain yang juga dihasilkan adalah informasi mengenai kuantitas dan kompetensi-kompetensi sumber daya manusia yang dibutuhkan serta distribusinya beban tugas pelayanan yang akan ditanganinya.

2. Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP)

Untuk memastikan bahwa proses pelayanan dapat berjalan secara konsisten diperlukan adanya Standard Operating Procedures. Dengan adanya SOP, maka proses pengolahan yang dilakukan secara internal dalam unit pelayanan dapat berjalan sesuai dengan acuan yang jelas, sehingga dapat berjalan secara konsisten. Disamping itu SOP juga bermanfaat dalam hal:

• Untuk memastikan bahwa proses dapat berjalan uninterupted. Jika terjadi hal-hal tertentu, misalkan petugas yang diberi tugas menangani satu proses tertentu berhalangan hadir, maka petugas lain dapat menggantikannya.Oleh karena itu proses pelayanan dapat berjalan terus;
• Untuk memastikan bahwa pelayanan perijinan dapat berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku;
• Memberikan informasi yang akurat ketika dilakukan penelusuran terhadap kesalahan prosedur jika terjadi penyimpangan dalam pelayanan;
• Memberikan informasi yang akurat ketika akan dilakukan perubahan-perubahan tertentu dalam prosedur pelayanan;
• Memberikan informasi yang akurat dalam rangka pengendalian pelayanan;
• Memberikan informasi yang jelas mengenai tugas dan kewenangan yang akan diserahkan kepada petugas tertentu yang akan menangani satu proses pelayanan tertentu. Atau dengan kata lain, bahwa semua petugas yang terlibat dalam proses pelayanan memiliki uraian tugas dan tangungjawab yang jelas;

3. Pengembangan Survey Kepuasan Pelanggan

Untuk menjaga kepuasan masyarakat, maka perlu dikembangkan suatu mekanisme penilaian kepuasan masyarakat atas pelayanan yang telah diberikan oleh penyelenggara pelayanan publik. Dalam konsep manajemen pelayanan, kepuasan pelanggan dapat dicapai apabila produk pelayanan yang diberikan oleh penyedia pelayanan memenuhi kualitas yang diharapkan masyarakat. Oleh karena itu, survey kepuasan pelanggan memiliki arti penting dalam upaya peningkatan pelayanan publik;

4.  Pengembangan Sistem Pengelolaan Pengaduan

Pengaduan masyarakat merupakan satu sumber informasi bagi upaya-upaya pihak penyelenggara pelayanan untuk secara konsisten menjaga pelayanan yang dihasilkannya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Oleh karena itu perlu didisain suatu sistem pengelolaan pengaduan yang secara dapat efektif dan efisien mengolah berbagai pengaduan masyarakat menjadi bahan masukan bagi perbaikan kualitas pelayanan; 

Sedangkan dari sisi makro, peningkatan kualitas pelayanan publik dapat dilakukan melalui pengembangan model-model pelayanan publik. Dalam hal-hal tertentu, memang terdapat pelayanan publik yang pengelolaannya dapat dilakukan secara private untuk menghasilkan kualitas yang baik. Beberapa model yang sudah banyak diperkenalkan antara lain: contracting out, dalam hal ini pelayanan publik dilaksanakan oleh swasta melalui suatu proses lelang, pemerintah memegang peran sebagai pengatur; franchising, dalam hal ini pemerintah menunjuk pihak swasta untuk dapat menyediakan pelayanan publik tertentu yang diikuti dengan price regularity untuk mengatur harga maksimum. Dalam banyak hal pemerintah juga dapat melakukan privatisasi.

Disamping itu, peningkatan kualitas pelayanan publik juga perlu didukung adanya restrukturisasi birokrasi, yang akan memangkas berbagai kompleksitas pelayanan publik menjadi lebih sederhana. Birokrasi yang kompleks menjadi ladang bagi tumbuhnya KKN dalam penyelenggaraan pelayanan.

B. PERKEMBANGAN  TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAYANAN PUBLIK

Perkembangan Teknologi Informasi adalah sesuatu yang menggembirakan. Namun perkembangan rupanya tidak lepas dari cacat yang melekat pada manusia, dan pada segala sesuatu yang keluar dari buah tangannya, terutama dalam soal pendidikan di perguruan tinggi.

Alasan penerapan TI di pola pendidikan dan pembelajaran di perguruan tinggi ini sebenarnya sangat mulia. Sebagaimana dikutip oleh Indrajit, UNESCO telah menyatakan dengan tegas, bahwa fungsi TI adalah untuk “memenuhi kebutuhan pendidikan yang sebelumnya belum dapat terpenuhi.” (Indrajit, 2010) Walaupun begitu tantangan tetap menanti. Ada beberapa tantangan yang perlu dihadapi, sebagaimana diperjelas oleh Indrajit. Pertama, walaupun TI sangat membantu proses pembelajaran, namun paradigma yang digunakan di dalam proses pengajaran masih belum tepat, yakni jarang sekali mengkaitkan teori dengan contoh nyata kehidupan, sehingga walaupun menggunakan media TI yang canggih, namun proses pembelajaran tetap terasa kering dan abstrak.

Kedua, perkembangan TI sebagai media pembelajaran tidak berjalan searah dengan perkembangan materi pengajaran yang diberikan. Akibatnya variasi materi dan metode pengajaran tidak tersampaikan dengan baik melalui perangkat TI terkait. Ketiga, masih soal paradigma pendidikan, cara mengubah pola pembelajaran satu arah masih menjadi tantangan terbesar bagi dunia pendidikan, bahkan di institusi pendidikan yang telah menerapkan TI sebagai media pembelajaran. Dengan kata lain penerapan TI secanggih apapun tidak akan mengembangkan pola pengajaran, ketika dosen masih mendidik dengan pola satu arah. Dan keempat, kondisi geografis negara maupun daerah masihlah sangat beragam. Akibatnya distribusi penggunaan TI juga tidak merata. Terjadi kesenjangan antara pusat dan pinggir, atau antara ibu kota dan daerah. (Indrajit, 2010).

C. DAMPAK POSITIF PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PELAYANAN     PUBLIK

Dampak Teknologi Informasi pada pelayanan publik tersebut terbagi atas 2, yaitu dampak positif dan dampak negatif.

·   Dilihat dari segi dampak positifnya yaitu :

a.   Media yang dapat menghemat biaya.

Pemanfaatan teknologi informasi dimulai pada saat teknologi informasi dianggap sebagai media yang dapat menghemat biaya dibandingkan dengan metode konvensional, misalkan saja pemakaian mesin ketik, kertas, penghapus, tip-ex, proses editing, dsb yang cenderung tidak efisien. Sekarang dengan bantuan komputer kita bisa melihat hasil ketikan di layar monitor sebelum dicetak (paperless). Lebih efisien dalam waktu dan tempat penyimpanan file. Makanya dahulu banyak kursus mengetik, sekarang sudah jarang kita temui kursus mengetik apalagi di kota-kota besar.

b.   Internet sebagai media komunikasi

Merupakan fungsi internet yang paling banyak digunakan dimana setiap pengguna internet dapat berkomunikasi dengan pengguna lainnya dari seluruh dunia. Media pertukaran data, dengan menggunakan email, newsgroup, ftp dan www (world wide web) / jaringan situs-situs web para pengguna internet di seluruh dunia dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi dengan cepat dan murah.

c.   Pendidikan

Menjadi media pendidikan, karena adanya situs-situs yang berhubungan pendidikan. Sehingga mendorong seseorang untuk kembali belajar, dan menambah wawasan yang ada.

d.  Media Untuk Mencari Informasi Atau Data

Perkembangan internet yang pesat, menjadikan www sebagai salah satu sumber informasi yang penting dan akurat. Kemudahan memperoleh informasi melalui internet membuat para pelaku IT tahu apa saja yang terjadi. Bisa digunakan sebagai lahan informasi untuk bidang pendidikan, kebudayaan, dan lain-lain.

e.   Perdagangan

Kemudahan bertransaksi dan berbisnis dalam bidang perdagangan sehingga tidak perlu pergi menuju ke tempat penawaran/penjualan. Seperti, pengiriman barang melalui paket.

f.   Agama

Adanya situs-situs rohani,dapat menambah iman serta pengetahuan manusia tentang agama.

·Dampak Negatif Penggunaan Teknologi Informasi yaitu :

a.  Perjudian

Meluasnya perjudian dengan jaringan yang tersedia, para penjudi tidak perlu pergi ke tempat khusus untuk memenuhi keinginannya.

b.   Kecanduan

Situs-situs dan Game online tertentu, dapat membuat seseorang kecanduan, kecanduan itupun dapat mengakibatkan pengguna menghabiskan uang hanya untuk melayani kecanduan tersebut.

c.   Pornografi dan kekerasan

Dengan kemampuan penyampaian informasi yang dimiliki internet, pornografi pun merajalela.Di internet terdapat gambar-gambar pornografi dan kekerasan yang bisa mengakibatkan dorongan kepada seseorang untuk bertindak.

d.   Pengambilan Data secara Paksa

Hal ini banyak dilakukan oleh orang-orang yang ahli dalam bidang IT,untuk mengambil data dari seseorang /Instansi yang berisi data penting dari Orang tersebut / Instansi terkait (Hacker).

D.     PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PELAYANAN PUBLIK

Terwujudnya pelayanan prima kepada masyarakat dalam arti pelayanan yang cepat, tepat, adil dan akuntabel, merupakan harapan bagi setiap institusi/lembaga/organisasi pelayanan publik. Oleh karena itu, perlu melakukan penyempurnaan sistem pelayanan publik yang menyangkut perbaikan metoda dan prosedur pelayanan publik. Penerapan dan pengembangan Teknologi Informasi dapat membantu memfasilitasi terhadap harapan tersebut di atas. Pelayanan publik yang prima ke depan bukan sekedar mengikuti trend global melainkan merupakan suatu langkah strategis di dalam upaya meningkatkan akses dan mutu layanan kepada masyarakat.

Secara internal kelembagaan penerapan dan pengembangan TI menjadi tulang punggung sistem tata kelola pemerintahan menuju good governance yang transparan dan akuntabel. Efisiensi akan banyak dicapai melalui pemanfaatan TI tanpa harus merusak nilai-nilai kemanusiaan. Justru sistem TI yang dikembangkan harus mampu mengangkat harkat dan nilai-nilai kemanusiaan dengan terciptanya layanan publik yang lebih bermutu dan efisien, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manusia di dalam zaman global dan kompetitif ini.

TI yang dikembangkankan harus menuju terwujudnya sistem terpadu yang dapat membangun konektivitas antar komponen yang ada sehingga menjadi lebih dinamis dan lincah bergerak dalam mengadakan komunikasi guna memperoleh dan meraih peluang-peluang yang ada untuk pengembangan karakter di Indonesia. Sudah barang tentu semua ini harus diikuti oleh kesiapan seluruh komponen sumber daya manusia baik dalam cara berpikir, orientasi perilaku, sikap dan sistem nilai yang mendukung pemanfaatan TI untuk kemaslahatan manusia. Sistem informasi manajemen (keuangan, SDM, aset dan fasilitas, e-government, e-learning, e-turism) merupakan program-program yang harus dibangun secara sinergi dalam menghadapi tuntutan zaman.

Di era globalisasi peranan TI menjadi semakin penting digunakan untuk mengungkapkan data dan fakta menjadi sebuah informasi yang bisa dimanfaatkan.  Kontribusi TI tidak terlepas dari suatu tanggung jawab agar data dan fakta dapat dikumpulkan, dikelola, disimpan, diteliti, dibuktikan dan disebarkan agar masyarakat mendapatkan informasi penting dengan benar secara efektif dan efisien.  TI pada hakikatnya adalah alat untuk mendapatkan nilai tambah dalam menghasilkan suatu informasi yang cepat, lengkap, akurat, transfaran dan mutakhir.  Salah satu manfaat yang dapat dirasakan dalam kontribusi TI adalah teknologi internet.  Internet sebagai media informasi telah memberikan peluang bagi setiap orang untuk menyampaikan data dan fakta secara terbuka dan bertanggung jawab. Hal ini membuka peluang baru dalam perkembangan karakter dimana data, fakta dan informasi dapat milik semua orang secara terbuka dan jujur, dengan demikian flagiatisme akan berkurang.

Membangun karakter yang jujur, bertanggung jawab, transfaran dan akuntabel harus mampu meningkatkan information literacy yang baik dengan didukung oleh data dan fakta yang dibutuhkan untuk menghantarkan suatu bangsa pada keutuhan kehidupan berbangsa dan bertanah air satu.  Alvin Toffler dalam Powershift (buku ketiga dalam trilogi, selepas Future Shock dan The Third Wave) menggambarkan perkembangan itu sebagai revolusi yang berlangsung dalam tiga gelombang yaitu gelombang pertama munculnya teknologi pertanian, gelombang kedua munculnya teknologi industri, dan gelombang ketiga munculnya teknologi informasi yang mendorong tumbuhnya telekomunikasi. Teknologi telah mempengaruhi manusia dalam kehidupannya sehari-hari, sehingga jika ‘gagap teknologi’ akan terlambat menguasai informasi, dan akan tertinggal pula untuk memperoleh kesempatan untuk maju. Informasi memiliki peran penting dan nyata, karena masyarakat sekarang sedang menuju pada era masyarakat informasi (information society) atau masyarakat ilmu pengetahuan (knowledge society).

Strategi pembangunan karakter dalam pelayanan publik tidak hanya menghadapi perubahan substansi data dan fakta, lebih jauh ditantang untuk menemukan bentuk pendekatan, strategi dan metode pelayan yang mampu menjawab tantangan kebutuhan bangsa pada era globalisasi dan keterbukaan informasi. Penelitian dan pengembangan  pelayanan publik dalam menemukan pendekatan, strategi dan metode pelayanan yang mengakar pada kontek bangsa perlu dilakukan secara sadar dan berkelanjutan. 

Pelayan publik yang prima merupakan sumber kemajuan bangsa yang sangat menentukan daya saing bangsa, dengan demikian, sektor pelayanan harus terus-menerus ditingkatkan mutunya. Fakta saat ini menunjukkan bahwa faktor kesenjangan pelayanan publik menjadi salah satu faktor utama dalam meningkatkan mutu layanan. Kesenjangan mutu layanan tersebut selain disebabkan karena faktor sarana dan prasarana yang belum memadai, sumberdaya manusia yang masih terbatas dan juga manajemen sistem layanan publik yang belum terpadu.

Dalam kaitannya dengan faktor tersebut di atas, penggunaan dan pemanfaatan TI sebagai daya penggerak layanan publik masih dirasakan amat rendah. Walaupun sebagian institusi/lembaga di Indonesia sudah memanfaatkan TI, terutama dalam manajemen layanan, tetapi masih dalam lingkup yang terbatas. Ketertinggalannya dalam pendayagunaan TI merupakan isu penting dalam kebijakan pembangunan Indonesia.

E. PEMECAHAN MASALAH PEMANFAATAN PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PELAYANAN PUBLIK

Pemanfaatan TI pada pelayanan publik merupakan salah satu solusi tepat bagi pemecahan masalah layanan publik di Indonesia. Setidaknya pemanfaatan TI dalam layanan publik di Indonesia, akan mengatasi masalah sebagai berikut:

Masalah geografis, waktu dan sosial ekonomis Indonesia. Negara Republik Indonesia merupakan Negara kepulauan, daerah tropis dan pegunungan hal ini akan mempengaruhi terhadap pengembangan infrastruktur layanan publik sehingga dapat menyebabkan distribusi informasi yang tidak merata. Mengurangi ketertinggalan dalam pemanfaatan TI dalam layanan publik dibandingkan dengan negara berkembang dan negara maju lainnya.

Akselerasi pemerataan kesempatan layanan dan peningkatan mutu layanan yang sulit diatasi dengan cara-cara konvensional. Peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pengembangan dan pendayagunaan TI, TI akan membantu kinerja layanan publik secara terpadu sehingga akan terwujud manajemen yang efektif dan efisien, transparan dan akuntabel.

Secara geografis dan sosial ekonomis Indonesia, penerapan dan pengembangan TI akan menjadi tulang punggung sistem layanan publik masa yang akan datang. TI dimanfaatkan dan dikembangkan harus mampu mengangkat harkat dan nilai-nilai kemanusiaan dengan terciptanya layanan publik yang lebih bermutu dan efisien, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manusia di era global dan kompetitif ini. Penerapan dan pengembangan aplikasi TI yang tepat dalam layanan publik merupakan salah satu faktor kunci penting untuk mengejar ketertinggalan dunia pendidikan dan kualitas sumber daya manusia (SDM) Indonesia dengan bangsa-bangsa lain.

Penyempurnaan terus dilakukan sebagai respon terhadap tuntutan perkembangan informasi, ilmu pengetahuan, teknologi, seni, tuntutan desentralisasi, dan hak asasi manusia. Berbagai keadaan menunjukkan bahwa Indonesia belum mampu mendayagunakan potensi TI secara baik, dan oleh karena itu Indonesia terancam digital divide (kesenjangan digital) yang semakin tertinggal terhadap negara-negara maju. Kesenjangan prasarana dan sarana telekomunikasi dan informasi antara kota, pedesaan, pegunungan dan pantai,  kabupaten dan   provinsi bahkan antar pulau juga memperlebar jurang perbedaan sehingga terjadi pula kesenjangan digital di dalam negera kita sendiri.

F.     DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PELAYANAN PUBLIK.

Saat ini informasi yang dapat diakses oleh publik masih amat terbatas sifatnya, berupa informasi umum mengenai departemen/institusi dan belum berupa informasi yang berkaitan dengan sistem prosedur atau tata cara yang berhubungan dengan pelayanan publik. Salah satu yang menyebabkan keterbatasan ini adalah tidak adanya acuan atau panduan di tingkat nasional, seperti yang diharapkan oleh sebagian besar departemen/institusi tersebut dalam bentuk suatu kebijakan yang jelas untuk menyebarkan informasi atau data secara umum kepada publik.

Di sisi lain sebagian besar departemen/institusi melihat belum mapannya dukungan infrastruktur dan kurangtnya ketersediaan sumber dana dan sumber daya manusiayang memadai sebagai beberapa kendala yang harus diatasi sebelum pelayanan publik dengan dukungan teknologi informasi dapat ditingkatkan. Dari sisi dampak positif akan penerapan teknologi informasi dalam pelayanan publik, sebagian besar departemen/institusi lebih mengharapkan adanya peningkatan kerja organisasinya sendiri dalam bentuk meningkatnya pelayanan dan efisiensi dari birokrasi, walaupun sebagian sudah melihat adanya peningkatan dalam aspek transparansi birokrasi.

a.  Pengembangan dan riset teknologi informasi

Kegiatan pengembangan yang banyak dilakukan oleh departemen/institusi pemerintah adalah pengembangan perangkat lunak. Sedangkan produk “lokal” yang sering mereka gunakan adalah masih sebatas jasa pelatihan. Sebagian besar menganggap faktor dana sebagai penghambat utama dalam pengembangan ini. Ke depan, mereka mengharapkan dukungan strategi, prioritas dan arah kebijakan riset dan strategi pengembangan tenaga ahli di bidang teknologi informasi sebagai bagian dari kebijakan nasional di bidang teknologi informasi untuk dapat meningkatkan jumlah dan mutu hasil riset di bidang teknologi informasi.

b.  Evaluasi teknologi informasi

Sudah cukup banyak departemen/institusi pemerintah yang sadar akan perlunya suatu evaluasi investasi teknologi informasi sebagai bahan untuki membuat rencana ke depan. Namun, belum semuanya melihat dari kebutuhan evaluasi internal. Kendala utama yang dirasakan menghambat evaluasi pemanfaatan teknologi adalah karena hal ini belum menjadi bagian atau keharusan dari investasi teknologi informasi. Dalam melakukan evaluasi keberhasilan investasi teknologi informasi, maka departemen/institusi pemerintah menganggap kriteris yang paling adalah efeksifitas dan kualitas dalam pelayanan kemudian diikuti oleh produktivitas dan pelayanan organisasi serta pemanfaatan dan utilisasi teknologi informasi. Sementara faktor efisiensi dalam mengurangi biaya operasi dan penyelenggaraan dan pengelola korporat (organisasi perusahaan) yang efektif dan baik masih belum dilihat sebagai kritel yang penting untuk dievaluasi.

Sementara itu, hampir semua departemen/institusi pemerintah menganggap peran dan dukungan pimpinan (manajemen puncak) dalam pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi sebagai faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan investasi di bidang teknologi informasi.

G. INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI.

Kondisi perangkat keras, sebagian besar departemen/institusi pemerintah umumnya terdiri dari PC yang tampaknya telah terhubung dalam suatu jaringan lokal. Sebagian besar dari instansi ini telah memiliki hubungan ke internet melalui ISP namun demikian, interkoneksi ke internet ini masih sederhana, konfigurasinya hal ini terlihat dari kecilnya jumlah institusi yang menggunakan perangkat Network Security atau Network Management.

Dari sisi perangkat lunak, sebagian besar departemen/institusi pemerintah menggunakan aplikasi office automation seperti word processing, dll. Database management system dan aplikasi-aplikasi internet, seperti Web Publishing. Walaupun sebagian besar institusi telah menggunakan komputer untuk fungsi-fungsi yang umum ini, namun demikian masih ada institusi yang sama sekali belum memanfaatkannya.

Dari sisi pengembangan infrastruktur teknologi informasi departemen/institusi pemerintah masih banyak yang mendapatkan bantuan pihak luar dalam bentuk konsultasi pengembangan hal ini mungkin mengindikasikan masih belum memadainya kemampuan internal dalam merencanakan pengembangan infrastruktur teknologi informasi. Lebih lanjut, sebagian besar institusi menyatakan pola pengembangan infrastrukturnya dilakukan secara terencana. Walaupun demikian, cukup banyak pula yang menyatakan pola pengembangannya disesuaikan dengan kondisi keuangan departemen. Dalam hal pengelolaan infrastruktur tersebut, mereka cukup banyak yang bekerja sama dengan organisasi pusatnya tampaknya pola “sentralisasi” masih cukup kuat disini. Suatu bentuk penggunaan informasi secara bersama-sama telah mulai dilakukan, hal ini tampak dari jawaban cukup banyak departemen/institusi. Namun demikian, kerja sama ini sebagian besar menghadapi kendalam dalam bentuk integrasi data dan integrasi aplikasi. Salah satu penyebabnya kemungkinan adalah belum diterapkannya standarisasi.

Dari sisi kebutuhan infrastruktur teknologi informasi untuk jangka pendek, sebagian besar departemen/institusi merasakan kebutuhan akan aplikasi dan basis data sebagai kebutuhan utama diikuti oleh perangkat telekomunikasi dan akses jaringan komputer global/nasional serta integrasi dengan organisasi lain yang terkait. Sedangkan dari sisi proses/prosedurnya, yang perlu mendapatkan perhatian adalah panduan manajemen dan operasi.

BAB II

PENUTUP

A.  KESIMPULAN.

Penggunaan Teknologi Informasi dalam pelayanan publik dapat meningkatkan produktivitas kerja pegawai dalam member pelayanan kepada masyarakat. Peran teknologi informasi dalam pelayanan publik diyakini mampu meningkatkan produktivitas kerja dengan tingkat akurasi, kecepatan dan kemudahan yang tinggi. Teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi masyarakat.

B. SARAN.

Dari pembahasan diatas tentang peranan teknologi informasi dalam pelayanan publik sarannya adalah agar penggunaan teknologi informasi dapat digunakan dan dimanfaatkan sebaik mungkin oleh pemerintah untuk kesejahteraan masyarakat.

DAFTAR PUSTAKA.

Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.

Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.

Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992

Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999

Laudon, Kenneth C, and Laudon Jane Price (1998), Information System and the Internet, A Problem Solving Approach, 4th Eds, Sydney, Dreyden Press

Read More

PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ORGANISASI

BAB I

PEMBAHASAN

A.             Pengertian Organisasi

Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

-                 Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

-                 James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

-                 Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

-                 Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus.Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup.Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

B.             Ruang Lingkup Teori Organisasi

Suatu teori yang mempelajari kinerja dalam sebuah organisasi biasa disebut dengan organisasi .salah satu masalah yang dapat dikaji dalam suatu teori organisasi adalah bagaimana sebuah organisasi menjalankan fungsi dan mengaktualisasikan visi dan misi organisasi tersebut.Teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membicarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.Hal tersebut dikemukakan oleh seorang ahli yang bernama Lubis dan Husein pada tahun 1987.

Menurut Lubis dah Husein (1987) bahwa teori organisasi itu adalah sekumpulan ilmu pengetahuan yang membecarakan mekanisme kerjasama dua orang atau lebih secara sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.Teori organisasi merupakan sebuah teori untuk mempelajari kerjasama pada setiap individu.

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teori-teori organisasi yang pernah ada dan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang.Yaitu meliputi teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.

Adapun ruang lingkup dari teori organisasi adalah sebagai berikut:

1.              Teori Organisasi Klasik

Konsep-konsep tentang organisasi sebenarnya telah berkembang muli tahun 1800-an, dan konsep-konsep ini sekarang ini dikenal sebagai teori klasik (classical theory) atau kadang disebut dengan teori tradisional. Teori klasik berkembang dalam tiga aliran yaitu ; teori birokrasi, teori administrasi, dan manajemen alamiah.

Birokrasi dikembangkan dari ilmu sosiologi.Sedangkan teori administrasi dan manajemen ilmiah dikembangkan langsung dari pengalaman praktek manajemen.Teori administrasi memutuskan diri pada aspek makro dari organisasi. Aliran manajemen ilmiah member tekanan pada karyawan dan mandor dalam kegiatan perusahaan, atau elemen mikro sebagai suatu bagian dari proses kerja. Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang bekerjasama.

a.              Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan secara jelas Model organisasi birokrasi ini mempunyai karakteristik-karakteristik struktural tertentu yang dapat dikemukakan disetiap organisasi kompleks dan modern. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut:

·           Pembagian kerja yang jelas

·           Hierarki wewenang yang dirumuskan secara baik

·           Program rasional dalam pencapaian

·           Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

·           Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan

·           Hubungan-hubungan antar pribadi yang sifatnya “impersonal”

Jadi birokrasi adalah sebuahh model organisasi normatif, yang menekankan sturktur dalam organisasi.

b.             Teori Administrasi

Terori administrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik.Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol dan Lindall Urwick dan Eropa, serta Mooney dan Reiley di Amerika.

Henry Fayol seorang industrialis dari prancis dari tahun 1916 telah menulis masalah-masalah tehnik dan administrasi dalam bukunya yang terkenal Administration industrielle at General (Administrasi industry dan Umum). Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan-kegiatan industrial dapat dibagi menjadi enam kelompok :

·           Kegiatan-kegiatan tehnikal

·           Kegiatan-kegiatan komersial

·           Kegiatan-kegiatan finansial

·           Kegiatan-kegiatan keamanan

·           Kegiatan-kegiatan akuntansi

·           Kegiatan-kegiatan manajerial

Fayol juga membahas dan mengemukakan empat belas kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi, yaitu:

·           Pembagian kerja (devision of work)

·           Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)

·           Disiplin (dicipline)

·           Kesatuan perintah (unity of command)

·           Kesatuan pengarahan (unity of direction)

·           Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination of individual interest to general interest)

·           Balas jasa (remuneration of personnel)

·           Sentralisasi (centralization)

·           Rantai skalar (scalar chain)

·           Aturan (order)

·           Keadilan (equity)

·           Kelanggenan personalia (stability of tenure of personnel)

·           Inisiatif (initiative)

·           Semangat korps (esprit de corps)

Disamping itu, Fayol merinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi “elemen-elemen manajemen” yang juga dikenal dengan Fayol’s Functionalisme atau teori fungsionalisme Fayol, yaitu:

·           Perencanaan (planning)

·           Pengorganisasian (organizing)

·           Pemberian perintah (commanding)

·           Pengkoordinasian (coordinating)

·           Pengawasan (controlling)

Urwick dan Gulick : Mooney dan Reilly menggunakan pengalaman mamanajerial mereka dalam menguraikan prinsip-prinsip Fayol, yang tercermin dalam dua makalahnya A technical problem dan the function of administration. Dalam makalah-makalah mereka, Gulick dan Urwick memeperkenalkan prinsip-prinsip yang berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, penciptaan departemen-departemen yang disusun tujuan.Proses, personalia, dan tempat dan penggunaan staff.Uwrick terutama melihat kesulitan-kesulitan administrasi, penerapan kaidah-kaidah organisasi (terutama birokrasi) dalam praktek, sehingga dia mengembangkan teknik-teknik penerapannya yang kemudian dikenal dengan urwick’s technique.

Di Amerika Serikat, James D.Mooney dan Allen Reilly dalam tahun 1931 menulis dan menerbitkan buku mereka, onward industry dimana buku ini mempunyai dampak besar pada praktek manajemen di Amerika. Mereka menekankan tiga prinsip organisasi yang mereka teliti dan ditemukan telah dijalankan dalam organisasi-organisasi pemerintahan, agama, militer, dan bisnis.

Ketiga prinsip tersebut adalah :

·           Prinsip Koordinasi

·           Prinsip Skalar

·           Prinsip Fungsional

c.              Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor.Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam praktek-praktek manajemen modern.Dalam buku-buku literature, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda.Arti manajemen pertama ilmiah merupakan penerapan masalah-masalah organisasi.Sedangkan kedua, manajemen ilmiah adalah sepenrangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik.

F.W. Taylor menuangkan gagasannya dalam tiga makalah yaitu shop management of scientific yang menghasilkan empat kaidah dasar manajemen yang haus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu:

1.         Menggantikan metode-metode kerja dalam praktek dengan berbagai metode  yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja ilmiah yang benar.

2.         Mengadakan seleksi, latihan-latihan, dan pengembangan para karyawan secara ilmiah, agar memungkinkan para karyawan bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan spesialisasinya.

3.         Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan, sehingga para karyawan memperoleh kesempatan untuk mencapai tingkat upah yang tinggi, sementara manajemen dapat menekan biaya produksi menjadi rendah.

4.         Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat mental para karyawan dan manajer sebagai upaya untuk menimbulkan suasana kerja sama yang baik.

             Teori Klasik : Anatomi Organisasi Formal

Tiga unsur pokok organisasi formal yang selalu muncul dalam literatur-literatur manajemen adalah :

1.              Sistem kegiatan yang terkoodinat.

2.              Kelompok orang.

3.              Kerjasama untuk mencapai tujuan.

Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.

Menurut para pengikut aliran teori organisasi klasik, adanya suatu organisasi bergantung pada empat kondisi pokok yang harus ada sebelum “kesatuan kegiatan” (unity of action) adalah sebagai berikut :

1.              Kekuasaan, bisa demokratis atau teoritis, hal ini disebut sebagai sumber pengorganisasian tertinggi.

2.              Saling melayani, yang merupakan legitimasi sosial pada organisasi

3.              Doktrin, dalam arti sedrhana, hal ini merupakan rumusan tujuan organisasi

4.              Disiplin, diartikan sebagai perilaku yang ditentukan oleh perintah atau pengendalian diri.

Tiang dasar teori organisasi formal adalah:

a.              Pembagian kerja

b.             Proses scalar dan fungsional, proses pertumbuhan vertikal dan horinzontal organisasi

c.              Struktur, hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi.

d.             Rentang kendali (span of control)

2.              Teori Organisasi Neoklasik

Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik.Teori neoklasik merubah, menambah, dan dalam banyak hal memperluas teori klasik.Teori neoklasik didefinisikan sebagai suatu organisasi sebagai kelompok dengan tujuan bersama. Bila pada teori klasik banyak menitik beratkan pembahasannya pada struktur, tata tertib, organisasi formal, factor-faktor ekonomi dan rasionalitas tujuan sedangkan teori neoklasik banyak menekankan pentingnya aspek social dalam pekerjaan atau organisasi informal dan aspek psikologis (emosi).

             Perkembangan Teori Neoklasik

Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Hawthorne, serta tulisan Hugo Munsterberg.Pendekatan neoklasik ditemukan juga di dalam buku-buku tentang hubungan manusiawi seperti Gardener dan Moore, Human Ralation in Industry dan sebagainya.

             Hugo Munsterberg

Sebagai pencetus psikologi industry yang diakui luas, Hugo Munsterberg menulis bukunya yang paling menonjol, Psychology and Industrial Effciencyl, pada tahun 1913.Buku ini merupakan jembatan penting antara manajemen ilmiah dan perkembangan lebih lanjut teori neoklasik yang berkembang sekitar tahun 1930-an. Pada dasarnya Munsterberg menekankan pada adanya perbedaan-perbedaan karakteristik individual dalam organisasi-organisasi.

             Percobaan-percobaan Hawthone

Percobaan Hawthone dimulai tahun 1924 di pabrik Hawthorne milik perusahaan Western Electric di Cicero, Illinois, dekat Chocago dan disponsori oleh National Research Council (Lembaga riset Nasional).Studi Hawthorne memperkenalkan gagasan bahwa organisasi adalah suatu sistem terbuka dimana sekmen-sekmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat.Studi tersebut juga menekankan pentingnya sikap karyawan dalam era dimana insentif upah dan kondisi kerja fisik sering dipandang sebagai satu-satunya factor yang menentukan produktifitas.Akhirnya percobaan Hawthorne menunjukkan bagaimana kegiatan kelompok-kelompok kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi.

             Pandangan Neoklasik Terhadap Organiasi Informal

Titik tekanan teori neoklasik adalah dua elemen pokok dalam organisasi yaitu perilaku individu dan kelompok pekerja. Organisasi informal muncul sebagai tanggapan akan kebutuhan social manusiawi – kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.

Faktor-faktor yang dapat menentukan munculnya organisasi informal antara lain:

1.              Lokasi, untuk membentuk suatu kelompok orang harus mempunyai kontak tatap muka yang ajeg

2.              Jenis pekerjaan, ada kecenderungan bahwa manusia yang melaksanakan jenis pekerjaan yang sama akan membentuk kelompok bersama

3.              Minat, perbedaan minat diantara mereka menjelaskan mengapa muncul beberapa organisasi informal yang kecil, disamping satu yang besar

4.              Masalah-masalah khusus

3.              Teori Organisasi Modern

Aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen adalah teori modern atau disebut juga analisa sistem pada organisasi.Teori modern melihat semua unsur sebagai satu kesatuan.Teori modern mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan erat dengan lingkungan yang stabil.Tetapi organisasi adalah suatu sistem terbuka yang harus menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

                  Dasar Pemikiran Teori Organsasi Modern

Teori organisasi dan manajemen modern dikembangkan sejak tahun 1950.Teori modern dengan tekanan pada perpaduan (synthesis) dan perancangan (design), menyediakan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.

Teori modern biasa disebut sebagai teori organisasi dan manajemen umum yang memadukan teori klasi dan neoklasik dengan konsep-konsep yang lebih maju. Ini dilakukan dengan memandang organisasi sebagai suatu proses dinamis yang terjadi dengan dan dalam hal-hal yang umum, dikendalikan oleh struktur.

Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis, multilevel, multidimensiyonal, multi variabel, dan probabilistic. Sebagai suatu sistem, organsasi terdiri atas 3 (tiga) unsur, yaitu:

1)             Unsur struktur yang bersifat makro

2)             Unsur proses yang juga bersifat makro

3)             Unsur perilaku anggota organisasi yang bersifat mikro.

Ketiga unsur di atas saling kait mengait dan sebenarnya tak terpisahkan satu sama lain.

4.              Teori Sistem Umum

Teori sistem umum merupakan suatu aspek analisis organisasi yang berusaha untuk menemukan kaidah umum organisasi yang berlaku universal.Tujuan teori sistem umum adalah penciptaan suatu ilmu pengetahuan organisasional universal dengan menggunakan elemen-elemen dan proses-proses umum seluruh sistem sebagai titik awal.

Ada beberapa tingkatan sistem yang harus diintegrasikan. Kenneth Boulding mengemukakan klasifikasi tingkat-tingkat sistem sebagai berikut:

1.              Struktur static

2.              Sistem dinamik sederhana

3.              Sistem sibernetik

4.              Sistem terbuka

5.              Sistem genetika social

6.              Sistem hewani

7.              Sistem manusiawi

8.              Sistem social

9.              Sistem transdental

Konsep sistem ini menjadi dasar utama analisa organisasi akan teori organisasi modern. Teori organisasi modern mempunyai kesamaan dengan teori sistem umum dalam cara memandang organisasi sebagai sesuatu yang terintegrasi.

             Teori Organisasi Dalam Suatu Kerangka Sistem

Teori organisasi modern adalah multidisipliner yang konsep-konsep dan teknik-tekniknya dikembangkan dari banyak bidang studi.Teori modern berusaha untuk memberikan sintesa yang menyeluruh bagian-bagian yang berhubungan dengan semua bidang studi tersebut untuk mengembangkan suatu teori organisasi yang diterima umum.Hal ini sering disebut analisa sistem pada organisasi.

Faktor-faktor yang membedakan kualitas teori organisasi modern dengan teori-teori lainnya adalah dasar konseptual – analitiknya, ketergantungannya pada data riset empiric, dan di atas semuanya, sifat pemaduan dan pengintegrasikannya. Kualitas-kualitas ini merupkan kerangka filosofi yang diterima sebagai suatu cara untuk mempelajari organisasi sebagai suatu sistem.

             Bagian-bagian dari Sistem dan Saling Ketergantungannya

1.             Individu dan struktur kepribadiannya yang diberikan kepada organisasi

2.             Penentuan fungsi-fungsi formal, yang biasa disebut organisasi formal

3.             Organisasi informal

4.             Struktur status dan peranan

5.             Lingkungan fisik pelaksanaan pekerjaan

             Proses-proses Hubungan Dalam Sistem

Teori organisasi modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi. Ketiga proses tersebut adalah :

1)             Komunikasi

2)             Berusaha untuk mencapai keseimbangan, dan

3)             Pengambilan keputusan

C.             Asas-Asas Teori Organisasi

Asas-asas teori organisasi menurut para ahli diantaranya sebagai berikut:

1)             Richard. N. Owen

·           Mendorong seorang pimpinan mulai dari tingkatan paling atas seperti top manajemen sampai pada bawahan untuk dapat berpikir secara sistematis.

·           Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.

·           Mendorong pemimpin atas untuk menampilkan garis-garis besar haluan organisasi demi tercapainya tujuan.

·           Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa yang direncanakan.

·           Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa yang akan datang.

·           Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masing bagian organisasi.

2)             Alford dan Russel

·           Situation Analysis (Analisis Situasi), yang terdiri dari SWOT Analysis, PEST Analysis, Marketing Mix(bauran kebijakan) dan Competitive Position (posisi persaingan).

·           Objectives (objektif), kemana kita akan pergi (where do we want to go)? Terdiri dari: Ashridge Mission Model, 5 P’s Model, SMART.

·           Strategy (strategi), bagaimana kita mendapatkannya (how are we going to get there)? Terdiri dari : Market Segmentation (sekmentasi pasar) dan Positioning.

·           Tactics (taktik), yang lebih detail dari strategi. Berupa alat (tools) dan komunikasi (communication).

·           Actions (aksi), implementasi, pengambilan perencanaan kerja dalam Action Plan (perencanaan aksi). Terdiri dari: RACI Model, CSFs dan KPIs.

·           Control (pengawasan), track progress melalui pengukuran (measuring), pengawasan (monitoring), pengecekan (reviewing), penempatan (updating and modifying). Terdiri dari: Kinerja Manajemen (Performance Management) dan Blanced Scorecard.

Keunikan metode SOSTAC adalah sederhana (simplicity).Pendekatan adalah memenuhi tahapan secara bersama-sama dalam menciptakan perencanaan pemasaran (marketing plan).Terdiri dari 5 C’s of Marketing Strategy (strategi pemasaran 5C), Feasibility Study (studi kelayakan), VMOST dan Customer Relationship Management (manajemen hubungan dengan pemilih).

3)             Henry G Hodges

Fungsi Organisasi dan metode :

·           Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.

·           Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi.

·           Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui klasifikasi     jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat-   tepatnya.

·           Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur kerja dan tata kerja.

·           Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya.

·           Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan system pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting.

·           Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja.

·           Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja.

·           Mengevaluasi system laporan dan pelaksanaan program kerja.

·           Memelihara hubungan kerjasama antar unit.

·           Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan.

·           Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan.

·           Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan teknis.

4)             Louis A. Allen

·           Forecastingyaitu memperkirakan pekerjaan-pekerjan yang akan dilakukan pada saat yang akan datang yang akan dilakukan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan oleh manajer ini atas dasar sistematisasi dan kontinitas pekerjaan serta berdasarkan dimana ia bekerja.

·           Establising objectivesyaitu menentukan tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan keseluruhannya baik tujuan tiap pekerjaan maupun tujuan globalnya.

·           Programmingyaitu dibuat suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.

·           Scedulingyaitu membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

·           Budgetingyaitu penyusunan anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang.

·           Developing proseduryaitu menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan di dalam rangka adanya efisiensi, efektifitas dan keseragaman pekerjaan.

·           Establising dan interpreting policyyaitu manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.

5)             Stanley Vance

·                Menciptakan lingkungan kerja yang produktif.

·                Mendelegasikan pekerjaan

·                Membuat keputusan dan mengatasi masalah

·                Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja

·                Membina hubungan kerja yang baik

·                Membuat perencanaan yang selaras dengan kehendak Allah

·                Menghindari perangkap tradisi

·                Mengelola waktu

·                Membuat evaluasi kerja yang berguna

6)            Franklin G More

·                Forecasting (ramalan)yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.

·                Planning (perencanaan)yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

·                Organizing (organisasi)yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya.

·                Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia)yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. Latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.

·                Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando)yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

·                Leadingyaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

·                Coordinating (koordinasi)yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan.

·                Motivating (motivasi)yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela.

·                Controlling (pengawasan)yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

·                Reporting (pelaporan)yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan.

C.             Macam-Macam Organisasi Dari Segi Tujuan

Terdapat dua alasan yang menyebabkan pembahasan mengenai tujuan organisasi.

·                Pertama,tujuan merupakan alasan bagi eksistensi organisasi,tujuan dinyatakan sebagai keadaan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi.

·                 Kedua, tujuan sangat penting bagi proses manajemen yang dijalankan dalam suatu organisasi yang memberikan pengakuan (legitimacy) terhadap perlunya organisasi berdiri, memberikan gambaran mengenai arah pengembangan organisasi, dan bisa digunakan sebagai kriteria untuk mengukur performansi organisasi, dan juga untuk mengurangi ketidakpastian.

Ada beberapa jenis tujuan dalam organisasi yang memberikan arah bagi pelaksanaan kegiatan maupun pengambilan keputusan, yaitu:

·                Sasaran lingkungan, yaitu kondisi dimana suatu organisasi-organisasi lain yang terdapat pada lingkungannya;

·                Sasaran output, yaitu menunjukan bentuk dan banyaknya output yang akan dihasilkan oleh organisasi;

·                Sasaran sistem, yaitu berhubungan dengan pemeliharaan atau perawatan maintenance organisasi sendiri;

·                Sasaran produk menggambarkan karakteristik produk atau jasa yang akan diberikan kepada konsumen, sasaran ini menentukan jumlah, mutu, jenis, corak, dan karakteristik lainnya yang menggambarkan karakteristik produk atau jasa yang ditawarkan;

·                Sasaran bagian (sub unit goal) yaitu menggam barkan sasaran dari suatu bagian atau suatu satuan unit kerja yang merupakan bagian dari unit organisasi.

D.             Peranan Individu Dalam Organisasi

Manusia tidak dapat memenuhi semua kebutuhannya jika manusia bekerja sendiri karena keterbatasan biologis dan psikologisnya. Oleh karena itu manusia memerlukan orang lain yang perlu diajak bekerjasama. Sistem kerjasama yang diatur dengan sengaja untuk mencapai tujuan tertentu sifatnya menjadi formal.Sistem kerjasama itu mempunyai tujuan tertentu, berlangsung dalam suatu waktu tertentu dan mempunyai identitas diri.

Jenis kerjasama tersebut tidak terhitung banyaknya, dalam garis besarnya dapat dikelompokan menjadi empat kategori: (a) yang berhubungan dengan aspek lingkungan meliputi faktor geografis, faktor sarana prasarana yang dipergunakan organisasi; (b) yang berhubungan dengan aspek sosial, meliputi subsistem dari organisasi yang lebih besar dan mempunyai lingkungan sosial yang lebih luas; (c) yang berhubungan dengan aspek individual, meliputi hubungan interelasi antar individu secara sistematik; dan (d) yang berhubungan dengan variabel-variabel lain.

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama antara dua orang atau lebih yang secara sadar dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ciri dari kerjasama sebagai peranan individu dalam organisasi tersebut antara lain: (a) ada komunikasi antara orang-orang yang bekerjasama; (b) individu dalam organisasi tersebut mempunyai kemampuan untuk bekerjasama; (c) kerjasama tersebut ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Barnard menyebutkan terdapat tiga elemen peranan individu dalam organisasi, yaitu (1) kemauan untuk bekerjasama. Tiap individu dalam organisasi tersebut tidak mempunyai intensitas kemauan yang sama untuk bekerjasama, bahkan kebanyakan dari individu tidak mempunyai kemauan untuk bekerjasama. Kemauan untuk bekerjasama tergantung pada kepuasan yang diperoleh individu tersebut dalam hasil kerjasama dalam bentuk imbalan yang diberikan organisasi; (2) tujuan yang ingin dicapai, kemauan untukbekerjasama tidak dapat dikembangkan kalau tidak ada tujuan yang jelas dengan sendirinya tujuan merupakan elemen penting dalam organisasi; (3) komunikasi, yaitu sarana untuk mengadakan koordinasi antara berbagai subsistem dalam organisasi.Menurut Kohler (1976) ada dua macam model komunikasi, pertama komunikasi koordinatif, yaitu komunikasi yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian subsistem organisasi, termasuk dalam komunikasi ini adalah perumusan tujuan, koordinasi kegiatan dan aktivitas. Kedua, komunikasi interaktif, yaitu proses pertukaran informasi yang berjalan secara seimbang, pertukaran pendapat dan sikap yang dioakai sebagai dasar penyesuaian diantara bagian organisasi beserta lingkungannya.

E.              Teori Pembentukan Kelompok dalam Organisasi

Dalam membentuk suatu kelompok dalam organisasi memerlukan peranan berbagai komponen organisasi tersebut. Dalam peranan pembentukan kelompok organisasi ada beberapa teori yang perlu dipahami sebagai bagian integral pembentukan kelompok. Kelompok dapat dibentuk berdasarkan kepentingan dan kebutuhan organisasi. Berdasarkan teori kepemimpinan yang dikembangkan oleh Dorwin dan Alvin Zender mengemukakan bahwa tujuan kelompok dapat digolongkan ke dalam dua kategori, yaitu pencapai tujuan dengan memberikan arah kepada bawahan untuk mencapai tujuan, dan pemeliharaan integritas kelompok itu sendiri dengan memperbaiki hubungan di antara para anggota kelompok.

Penyesuaian dan keberhasilan organisasi mengemukakan bahwa suatu hubungan yang dapat mencapai keberhasilan dengan cara-cara individu maupun kelompok dapat menyesuaikan diri dalam organisasi akan memberi keseimbangan yang saling menguntungkan, semakin besar kemampuan individu dan kelompok mempertahankan dan membiasakan diri, semakin banyak pula penyesuaian organisasi yang dijalankan. Kebutuhan untuk melanjutkan penyesuaian, penyesuaian individu dan organisasi harus menyesuikan pula dengan perubahan yang terjadi.

Teori organisasi adalah disiplin ilmu yang mempelajari struktur dan desain organisasi. Teori organisasi menunjuk aspek-aspek deskriptif maupun perspektif dari disiplin ilmu tersebut. Teori organisasi menjelaskan bagaimana organisasi sebenarnya distruktur dan menawarkan tentang bagaimana organisasi bisa dikonstruksi guna meningkatkan keefektifan organisasi (Stephen P. Robbins, 1994).

Read More